学習塾の運営業務とは?運営の仕事内容

塾の仕事は大きく2つに分けられ、それぞれの役割がうまく連携を取ることで運営が円滑に進みます。

そのため、それぞれの業務を理解することが重要です。

今回は、塾を運営するために必要な2つの仕事の種類を紹介します。

塾の運営を始めたててで、より円滑に運営を回したいとお考えの方はぜひご一読ください。

塾の仕事には何がある?

塾の仕事は大きく「講師」と「マネージャー」の2種類に分けられ、それぞれがしっかりと機能することで、塾は円滑に運営できます。

早速2つの仕事を見ていきましょう。

講師の役割

まず1つ目の仕事は、講師として現場で生徒とかかわることです。

講師の1番大きな仕事は生徒に勉強を教えることでしょう。

わかりやすく勉強を教えられて、生徒のモチベーションを上げられる講師は、生徒や保護者からの評価も上がります。

生徒の学力の向上から仕事の成果をみられるので、やりがいを感じられる仕事といえます。

また、勉強以外の面で生徒のサポートも重要な仕事の1つです。

たとえば、生徒の学校での悩みなどに適切なアドバイスをすることや、生徒の些細な変化に気づいて適宜声をかけることなどがあります。

そのため、勉強以外の面でのきめ細かなサポートを講師が行うことも重要なのです。

また講師の業務は、キャリアを積むことで担当する生徒の範囲が増えていくという特徴があります。

最初は、1~2人程度の生徒の担当を持つ場合や、1つの科目の授業を受け持つ場合が一般的です。

講師業務の実績や経験を積むことで、担当する生徒の人数や授業の数、科目の種類などが増え、次第に多くの生徒とかかわりを持てるようになります。

最終的には教室長として、教室全体の生徒の管理や講師の育成などを任されます。

このように講師の役割は、指導力やコミュニケーション能力、マネジメント能力などを駆使して塾の現場を支えることです。

マネージャーの役割

2つ目の仕事は、マネージャーとして塾の運営に関する業務全般を行うということです。

マネージャーは生徒1人ひとりの授業カリキュラムや日程表の作成、塾を運営していくための資金繰りなどの裏方の仕事を行います。

マネージャーの仕事のなかでも1番重要なのは集客です。

塾は生徒の月謝が売り上げとなるため、生徒を増やさないことには運営を続けられません。

どの程度の予算を使って、どんな方法で、どれだけの数の生徒を集めるのかはマネージャーの裁量によって決まります。

また、塾のサービス品質を向上させることもマネージャーの仕事です。

講師の教育指導のレベルや面談時のヒアリング力、保護者への対応力などを向上させるための塾内の研修を行うこともあります。

そのほかにも現場で起こっている問題や、塾の課題点などを講師たちからヒアリングし、改善していくことも仕事の1つといえます。

このように塾が滞りなく運営できるように手を回すことや、塾をより発展させるための施策を行うことがマネージャーの役割です。

2つの業務を兼任する場合

塾には講師とマネージャーという2つの業務がありますが、小規模の塾ではこれらを兼任することもあります。

つまり現場で生徒に対して授業を行いながら、塾の運営も担当するということです。

小規模の塾で十分な人件費を確保できない場合や、開業まもないために講師の手配ができていない場合は兼任を行うことになるのでしょう。

それぞれの業務は複数人で分担して行うことが一般的なため、兼任した場合の業務量は多く感じられるかもしれません。

しかし、仕事を兼任することで現場と運営の結びつきをより密接にできるというメリットも存在します。

現場で自分が指導をしているからこそ、生徒の悩みや課題にじかに触れられます。

そのため、運営の業務をする際には、授業カリキュラムを生徒1人ひとりに合った内容にできるのです。

また、現場から見えてくる塾全体の課題にも、より敏感に気づけるようになります。

教育内容が不足している、生徒とのコミュニケーションが不足している、保護者との面談回数が不足しているなどの課題に対して、有効な手段を講じられるようになるでしょう。

塾を運営するうえでの4つの仕事内容

ここからは、塾を運営するマネージャーの具体的な4つの仕事を見ていきましょう。

塾運営の業務①集客などのマーケティング

1つ目の塾の運営に必要な業務は、集客などのマーケティングです。

先ほど説明したように、塾の生徒数は売り上げに直結するため、塾の運営には生徒を獲得するための集客が欠かせません。

そのため、塾のマネージャーを担当する際は、集客などのマーケティング業務が最も重要です。

塾の集客は、情報収集と効果的な集客方法の選定、そして施策の実行という順序で行います。

情報収集の際は、ターゲットとなる生徒に関するさまざまな情報を集めることを意識しましょう。

通っている学校や塾までの距離、また1学年の人数・学力の平均・志望校の傾向などのように、なるべく情報を細かく集められるほど集客には有利になります。

情報収集ができたら、次は集客の方法を決めます。

塾の集客は、基本的にはその地域に住んでいる家庭が対象です。

そのため、掲示板への広告の掲載やチラシのポスティングなど、地域の住民の目に触れやすいような方法が一般的です。

関連記事>>生徒が集まる塾チラシの作り方

また、インターネットを活用し、ホームページ作成やSNSによる投稿、動画配信などを行うことでも、多くの人に宣伝ができるため、有効な集客の方法だといえるでしょう。

ほかにも、塾に通っている生徒やその保護者に口コミを書いてもらうことで、塾に対するニーズの高いコミュニティに対して宣伝できます。

最後に、集客の施策を実行したら日々進捗を追いかけることを忘れてはいけません。

集客できた際には、何をきっかけに来てもらえたのかを確認し、データを集めることで今後の集客に活かすことができます。

関連記事>>学習塾の集客のためのWEBマーケティング戦略

塾運営の業務②営業

2つ目の塾の運営に必要な業務は、営業です。

塾の運営と営業が結びつかない方もいるかもしれませんが、実は塾を運営していくためには生徒を集客する営業も大事な要素です。

主に授業体験会や説明会を通して営業活動を行います。

しかし、ただ売り込んだとしても成果は表れにくいでしょう。

生徒や保護者からヒアリングした課題に対して、塾での学習指導やサポートでしっかり応えることが重要です。

生徒や保護者に寄り添うことで塾への信頼を得られれば、売り上げの拡大や安定という結果に自然と結びつきます。

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塾運営の業務③資金繰りの計画

3つ目の塾の運営に必要な業務は、資金繰りの計画を立てることです。

塾の売り上げと運営にかかる固定費を把握し、収支をコントロールしていくことも、マネージャーの重要な仕事です。

塾の売り上げには、入会費や月謝、各期講習の費用、また教材費などがあります。

特に各期講習は大きな売り上げとなりますので、受講による効果を生徒と保護者に納得してもらい、受講人数を増やすことが重要です。

運営にかかる固定費には、教室のテナント料や講師の人件費、通信費、また水道光熱費などが挙げられます。

このなかでも教室のテナント料と講師の人件費は、特に費用が高いので塾の2大固定費といわれています。

また、講師の定着に影響を与えてしまうため、人件費は削ることが難しい点に注意しましょう。

塾によっては、固定費が高いために月謝では収支が赤字となってしまい、各期講習で一気に収益の回収をしているところもあります。

しかし、塾の運営を安定させるには、月謝のみで固定費を賄えるようになる事が重要です。

そのために生徒数がどれくらい必要なのか、削れる固定費はあるかどうかを考慮しましょう。

塾運営の業務④講師のシフト管理

4つ目の塾の運営に必要な業務は、講師のシフト管理です。

滞りなく塾を運営していくためには、講師のシフトの調整が重要です。

なぜなら、シフト調整がうまくいかなければ、講師の離職や生徒の退塾につながる可能性があるためです。

人気の講師には、生徒や保護者からの指名が入りやすく、業務が集中しやすいです。

業務が増えると残業などの負荷がかかり、講師の離職につながる可能性が高まります。

一方、講師のライフワークバランスを優先して、生徒や保護者の希望に応えにくくなってしまうと、生徒の退塾につながることもあります。

両者のバランスをうまく取れるような配慮が大切です。

塾の運営でやりがいを感じる場面

塾の運営は、やることが多く大変な仕事ですが、やりがいを感じられる場面も存在します。

ここでは、2つのやりがいを感じる場面を紹介します。

場面①生徒の成長を見ることができるとき

やりがいを感じられる場面の1つ目は、生徒の成長を近くで見られるときです。

1か月前までは解けなかった数式が解けるようになることや、偏差値が数か月で如実に上がることなど生徒の成長には著しいものがあります。

生徒の学力の向上は塾の実績となるだけではなく、講師のモチベーション向上や塾全体の自信につながるでしょう。

場面②生徒から感謝されるとき

やりがいを感じられる場面の2つ目は、生徒から感謝されるときです。

成績が目標に向かって順調に伸びて、生徒が志望校に合格できたとき、生徒はきっと塾に対して感謝することでしょう。

また、進学をしたあとに遊びに来る生徒もなかにはいます。

大学生になって、アルバイトに来る生徒やそこに就職する生徒もいるかもしれません。

このような生徒に共通していることは、塾に通っていたころに居心地のよさや楽しさを感じたことで、その塾を好きになったということです。

このような生徒の感謝が講師やマネージャーのやりがいにつながります。

塾経営で失敗するパターンと成功するコツ

こちらの記事では、塾経営で失敗するパターンと成功するコツについて紹介しております。

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これから塾経営を始める方や、塾を始めたてで経営に不安がある方は参考にしてみてください。

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塾の運営には講師とマネージャーの連携が重要

いかがでしたでしょうか。

今回は、塾の講師とマネージャーという2つの仕事の役割と、運営に必要な具体的な業務を紹介しました。

塾を運営するために、マネージャーとして、集客や資金繰りの計画立案、スタッフの管理と多岐にわたる裏方の役割と、講師として現場で生徒を指導する役割の連携が重要です。

業務が多く多忙になりやすい仕事ですが、生徒の成長に携われることや、生徒から感謝されることにやりがいを感じられる職業でもあります。

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